Phoenix Conciergerie Kontakt aufnehmen

Der Concierge für Unternehmen

Phoenix Conciergerie

Backoffice, digitale Dienstleistungen und Automatisierung aus einer Hand. Sie nennen uns Ihr Anliegen, wir kümmern uns darum: diskret, zuverlässig und mit der Sorgfalt eines alten Hauses.

Kontakt aufnehmen So arbeitet Ihr Concierge
  • Ein fester Ansprechpartner
  • Erledigt statt nur beraten
  • Vertraulich nach DSGVO

Ex cinere ordo · Aus der Asche entsteht Ordnung

Eintreten

Das Haus

Ihr Concierge für alles, was im Hintergrund laufen muss

In einem guten Hotel gibt es eine Person, die alles möglich macht: den Concierge. Man nennt ihm einen Wunsch, und er kümmert sich darum, ohne dass man sich um das Wie sorgen muss. Genau diese Rolle übernehmen wir für Unternehmen.

Ob die Belege für die Steuerkanzlei vorbereitet, eine Website aufgebaut oder ein lästiger Ablauf automatisiert werden soll: Sie haben einen Ansprechpartner, wir organisieren den Rest. So bleibt Ihr Kopf frei für Ihre Kunden und Ihr eigentliches Geschäft.

Was heute noch in Ordnern, Postfächern und Excel-Listen verteilt liegt, lassen wir digital neu entstehen. So wie der Phoenix aus der Asche steigt, steigt Ihr Unternehmen aus dem Papier.

Diskretion

Ihre Unterlagen behandeln wir wie versiegelte Briefe. Vertraulichkeit ist bei uns Grundsatz und vertraglich geregelt.

Präzision

Jeder Vorgang folgt einem dokumentierten Ablauf. Nachvollziehbar, prüfbar und termingerecht.

Beständigkeit

Feste Ansprechpartner statt wechselnder Tickets. Wir kennen Ihr Unternehmen und seine Eigenheiten.

Der Concierge-Service

Ein Anliegen. Ein Ansprechpartner. Erledigt.

So einfach ist die Zusammenarbeit im Alltag. Sie müssen nicht wissen, wie etwas technisch umgesetzt wird, nur was Sie brauchen.

  1. I

    Sie nennen Ihr Anliegen

    Per E-Mail, am Telefon oder in einem kurzen Gespräch. Ohne Fachbegriffe und ohne Pflichtenheft.

  2. II

    Wir übernehmen

    Wir klären die Details, planen die Umsetzung und kümmern uns darum. Rückfragen bündeln wir, damit Sie nicht ständig unterbrochen werden.

  3. III

    Sie erhalten das Ergebnis

    Erledigt, dokumentiert und nachvollziehbar. Auf Wunsch mit einer kurzen Einweisung für Ihr Team.

Typische Anliegen an Ihren Concierge

  • Bitte bereiten Sie die Belege des letzten Monats für unsere Steuerkanzlei vor.Backoffice
  • Unser neuer Mitarbeiter braucht ab Montag alle Zugänge.Digitale Dienstleistungen
  • Anfragen aus dem Kontaktformular sollen direkt im CRM landen.Automatisierung
  • Bis zur Messe brauchen wir eine neue Website.Digitale Dienstleistungen
  • Kündigungsfristen unserer Verträge sollen nicht mehr untergehen.Backoffice
  • Eingangsrechnungen sollen nicht mehr von Hand abgetippt werden.Automatisierung

Unsere Leistungen

Drei Bereiche, ein Concierge

Digitale Dienstleistungen, Backoffice und Automatisierung greifen bei uns ineinander. Sie buchen, was Sie brauchen, und erhalten alles aus einer Hand.

Digitale Dienstleistungen

Websites, Webanwendungen, CRM-Systeme, Kundenportale und die Einrichtung Ihrer digitalen Arbeitsplätze.

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Backoffice

Verwaltung, Korrespondenz, Termin- und Fristenmanagement, vorbereitende Buchhaltung und digitale Ablage.

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Automatisierung

Abläufe, die von selbst laufen: Rechnungseingang, Schnittstellen zwischen Programmen, Erinnerungen und Berichte.

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Digitale Dienstleistungen

Websites & Webanwendungen

Ihre Website ist oft der erste Eindruck, den man von Ihrem Haus gewinnt. Wir gestalten und entwickeln Auftritte, die Ihr Unternehmen würdig vertreten, auf jedem Gerät schnell laden und Anfragen direkt in Ihre Systeme leiten.

  • Gestaltung im Stil Ihres Hauses, für Bildschirm und Smartphone
  • Kontaktformulare und Terminbuchungen, die direkt im CRM landen
  • Kundenportale und interne Werkzeuge für Ihr Team
  • Hosting, Pflege und Sicherheitsupdates aus einer Hand
Zum Portfolio

Digitale Dienstleistungen

CRM-Systeme

Wer hat wann angefragt, welches Angebot ist offen, wer muss nachfassen? Ein gut eingerichtetes CRM beantwortet das auf einen Blick. Wir wählen das passende System, richten es ein und übernehmen Ihre bestehenden Kontakte.

  • Auswahl und Einrichtung passend zur Größe Ihres Unternehmens
  • Übernahme und Bereinigung bestehender Kundendaten
  • Verkaufsphasen, Aufgaben und Wiedervorlagen
  • Schulung Ihres Teams und laufende Pflege

Backoffice

Backoffice & Verwaltung

Neben dem Tagesgeschäft wartet die Verwaltung: Verträge, Versicherungen, Personalunterlagen, Post von Ämtern. Wir behalten den Überblick, ordnen Ihre Unterlagen digital und erledigen, was Sie uns übertragen.

  • Digitale Ablage für alle Unterlagen Ihres Unternehmens
  • Fristen- und Vertragskalender mit rechtzeitigen Erinnerungen
  • Vorbereitung für Steuerkanzlei, Bank und Behörden
  • Ein fester Ansprechpartner für alle Fragen der Verwaltung

Automatisierung

Automatisierte Abläufe

Rechnungen, Bestellungen, Anfragen und Freigaben laufen in vielen Unternehmen noch über Postfach und Zuruf. Wir bauen daraus Abläufe, die von selbst weiterlaufen: Eingehende Dokumente werden erkannt, an die richtige Stelle geleitet und sauber abgelegt.

  • Rechnungseingang mit automatischer Erkennung und Freigabe
  • Angebote, Auftragsbestätigungen und Mahnungen aus Vorlagen
  • Schnittstellen zwischen den Programmen, die Sie schon nutzen
  • Erinnerungen an Fristen, bevor sie ablaufen

Das Leistungsverzeichnis

Alles, was wir für Sie übernehmen

Einzeln gebucht oder als laufende Betreuung. Sie entscheiden, welche Aufgaben das Haus verlassen.

Digitale Dienstleistungen

Websites & Landingpages
Gestaltung, Texte, Umsetzung und Pflege
Webanwendungen & Kundenportale
Werkzeuge, die genau zu Ihren Abläufen passen
CRM-Einrichtung & Datenpflege
Auswahl, Übernahme und Bereinigung Ihrer Kontakte
Digitale Arbeitsplätze
E-Mail, Kalender, Zugänge und Berechtigungen
Hosting & Wartung
Updates, Sicherheit und Datensicherungen
Schulung & Einweisung
Damit Ihr Team sicher mit allem arbeitet

Backoffice

Posteingang & Korrespondenz
Sichten, verteilen, beantworten
Termin- & Fristenmanagement
Kalender, Wiedervorlagen, Erinnerungen
Vorbereitende Buchhaltung
Belege sammeln, prüfen und an die Kanzlei übergeben
Digitalisierung von Akten
Scannen, verschlagworten, revisionssicher archivieren
Verträge & Unterlagen
Laufzeiten, Kündigungsfristen und Versicherungen im Blick
Recherche & Organisation
Angebote einholen, Anbieter vergleichen, Termine koordinieren

Automatisierung

Rechnungseingang
Erkennung, Freigabe und Ablage ohne Abtippen
Schnittstellen
Buchhaltung, Shop, CRM und Kalender verbinden
Dokumente aus Vorlagen
Angebote, Verträge und Mahnungen auf Knopfdruck
Formulare & Anfragen
Eingänge landen automatisch an der richtigen Stelle
Erinnerungen
Fristen und offene Vorgänge melden sich von selbst
Berichte & Auswertungen
Kennzahlen regelmäßig und ohne Handarbeit

Für wen wir arbeiten

Für Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen

Selbstständige & Freiberufler

Sie sind Ihr eigenes Backoffice? Wir nehmen Ihnen Verwaltung und Technik ab, damit Ihre Zeit bei Ihren Kunden bleibt.

Praxen & Kanzleien

Termine, Dokumente und Fristen müssen sitzen. Wir sorgen für Ordnung und Abläufe, die Vertraulichkeit wahren.

Handwerk & Mittelstand

Angebote, Rechnungen und Aufträge gehören nicht in den Feierabend. Wir digitalisieren, was Sie aufhält.

Agenturen & Dienstleister

Wachstum braucht Struktur. Wir bauen Systeme, die mitwachsen, und halten sie in Schuss.

Der Ablauf

In vier Schritten zum digitalen Unternehmen

Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Gespräch und endet nicht mit der Übergabe. So gehen wir dabei vor.

Erstgespräch vereinbaren
  1. I Schritt 1

    Das Erstgespräch

    Ein vertrauliches Erstgespräch. Wir hören zu und sehen uns Ihre Abläufe, Programme und Unterlagen so an, wie sie heute tatsächlich sind.

  2. II Schritt 2

    Der Plan

    Sie erhalten einen klaren Plan: was automatisiert wird, welche Systeme zum Einsatz kommen, welche Aufgaben wir übernehmen, in welcher Reihenfolge und zu welchem Preis.

  3. III Schritt 3

    Die Umsetzung

    Wir richten Systeme ein, übernehmen Daten, bauen Website und Abläufe. Schritt für Schritt, damit Ihr Tagesgeschäft ungestört weiterläuft.

  4. IV Schritt 4

    Die Betreuung

    Ihr Team ist geschult, die Abläufe laufen digital. Wir bleiben an Ihrer Seite, pflegen die Systeme und entwickeln sie mit Ihnen weiter.

Zusammenarbeit

So, wie es zu Ihnen passt

Welche Form die richtige ist, besprechen wir im Erstgespräch.

Einmalig

Einzelauftrag

Ein klar umrissenes Vorhaben, etwa eine neue Website oder die Einrichtung eines CRM. Mit festem Umfang und Termin.

Dauerhaft

Laufende Betreuung

Ihr Concierge auf Dauer: Wir übernehmen wiederkehrende Aufgaben im Backoffice und halten Ihre Systeme aktuell.

Bei Bedarf

Auf Abruf

Für alles, was zwischendurch anfällt. Sie melden sich, wenn Sie uns brauchen, und wir kümmern uns darum.

Aus der Asche

Vorher und nachher

So verändert sich der Alltag in einem Unternehmen, wenn das Backoffice digital arbeitet.

Rechnungen

werden ausgedruckt, abgetippt und in Ordnern abgelegt.

werden automatisch erkannt, Ihnen zur Freigabe vorgelegt und digital archiviert.

Kundenanfragen

liegen in verschiedenen Postfächern. Ob jemand nachfasst, hängt vom Gedächtnis ab.

landen im CRM, mit klarer Zuständigkeit und Wiedervorlage.

Website

ist in die Jahre gekommen und bringt kaum Anfragen.

zeigt, wofür Ihr Haus steht, und leitet Anfragen direkt an die richtige Stelle.

Fristen

fallen auf, wenn die Mahnung kommt.

stehen rechtzeitig im Kalender, mit Erinnerung an die Zuständigen.

Unterlagen

sind über Ordner, Laptops und E-Mail-Anhänge verteilt.

liegen geordnet an einem Ort und sind für Berechtigte jederzeit auffindbar.

Jedes Unternehmen trägt Altes mit sich. Wir sorgen dafür, dass daraus etwas Neues entsteht.

Phoenix Conciergerie

Häufige Fragen

Was Sie vorab wissen sollten

Was macht ein Concierge für Unternehmen?

Er ist Ihr zentraler Ansprechpartner für alles, was im Hintergrund laufen muss. Statt für jede Aufgabe einen eigenen Dienstleister zu suchen, nennen Sie uns das Anliegen, und wir kümmern uns um die Umsetzung: im Backoffice, bei digitalen Dienstleistungen und bei der Automatisierung.

Wer ist mein Ansprechpartner?

Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen kennt. Keine Ticketsysteme und keine wechselnden Zuständigkeiten.

Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?

In der Regel nicht. Wir prüfen zuerst, was bei Ihnen bereits im Einsatz ist, und verbinden es sinnvoll. Neue Systeme schlagen wir nur dort vor, wo sie spürbar Arbeit sparen.

Für welche Unternehmen ist das geeignet?

Für kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige, Kanzleien und Praxen, die ihre Verwaltung entlasten möchten, ohne eine eigene IT-Abteilung aufzubauen.

Können Sie auch nur einen Teil übernehmen?

Ja. Ob nur die Website, nur das CRM oder die gesamte Verwaltung: Sie entscheiden, welche Aufgaben das Haus verlassen. Viele beginnen mit einer Säule und erweitern später.

Wie gehen Sie mit unseren Daten um?

Vertraulich und nach den Vorgaben der DSGVO. Wir schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und arbeiten nur mit den Zugängen, die Sie uns ausdrücklich freigeben.

Wie lange dauert eine Umstellung?

Das hängt vom Umfang ab. Den Zeitplan legen wir im Entwurf gemeinsam fest. Größere Vorhaben setzen wir in Etappen um, damit Ihr Betrieb ohne Unterbrechung weiterläuft.

Was kostet die Zusammenarbeit?

Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot, aus dem Umfang und Kosten klar hervorgehen. Das Erstgespräch selbst ist unverbindlich.

Kontakt

Nehmen Sie Kontakt auf

Nennen Sie uns Ihr Anliegen, so wie Sie es Ihrem Concierge sagen würden. Wir melden uns innerhalb eines Werktages mit einem Terminvorschlag.

Schreiben
info@phoenixconciergerie.com
Sprechen
+49 1590 1944015
Anschrift
Holstenstr. 86a, 25746 Wesseln
Sprechzeiten
Montag bis Freitag, 8 bis 18 Uhr

Brechen Sie das Siegel. Ihr Brief an uns öffnet sich, und Sie schreiben Ihr Anliegen direkt hinein.

An die Phoenix Conciergerie

Verehrte Damen und Herren,

mein Name ist und ich schreibe Ihnen im Namen von .

Mein Anliegen betrifft . Antworten Sie mir bitte an .

Mit vorzüglicher Hochachtung

Ihre Angaben verwenden wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.